Ä4 zu A10: Regelmäßig im Kassenprüfericht genannte Problemfelder beseitigen

Hiermit beauragt die JVV die Landesjugendleitung die vier wichtigsten im
Kassenprüfericht zum Jahr 2022 als Schwierigkeiten bzw. Verbesserungsbedarfe
angeführten Punkte bis zur nächsten JVV zu beseitgen. Dies sind:

• die Fahrtkostenrichtlinie und ihre (Nicht-)Beachtung in der Praxis,

• die Honorarordnung und die Auszahlung von Aufwandsentschädigungen und Honoraren,

• der Umgang mit von Aktiven angeschafftemAkRven angeschajtem Equipment und

• die Aufbewahrung von Belegen.

Konkret soll die Landesjugendleitung

• in Zusammenarbeit mit dem Jugendbüro eine praxistaugliche und betragsmäßig
  angemessene unverbindliche Orientierungsleitlinie für
  Aufwandsentschädigungen und Honorare ausarbeiten.

• die dieses Jahr neu verabschiedete Fahrtkostenrichtlinie im Gespräch mit dem Jugendbüro auf ihre Praxistauglichkeit untersuchen, ggf. erneut anpassen und auf eine konsequente und korrekte Befolgung der Richtlinie durch das Jugendbüro hinwirken.

• eine Regelung zur Erstattung von Kosten für Equipment, das von Aktiven
  angeschafft wurden, in Absprache mit dem Jugendbüro erarbeiten und auf
  eine konsequente und korrekte Befolgung dieser Regelung durch das
  Jugendbüro hinwirken. Die Regelung soll darauf abzielen, dass
  sichergestellt ist, dass von der NAJU bezahltes Material auch der NAJU
  (und Aktiven wie Freizeitenleitungen etc.) zur Verfügung steht.
  Beispielsweise könnten eine solche Regelung beinhalten, dass vor Buchung
  und Ausbezahlung eingereichter Belege geprüft wird, ob das angeschaffte
  Equipment bei der NAJU eingetroffen ist (ansstatt bei dem*der Aktiven
  verblieben ist) und dass dies auf dem jeweiligen Buchungsblatt vermerkt
  wird.

• unter Einbezug des Jugendbüros eine praxistaugliche und betragsmäßig angemessene Aufwandsentschädigungs- und Honorarordnung erarbeiten und beschließen. Diese soll Regelungen für alle gängigen Fälle, in denen Aufwandsentschädigungen oder Honorare bezahlt werden, enthalten. Sodann soll die Landesjugendleitung auf eine konsequente und korrekte Befolgung der Richtlinie durch das Jugendbüro hinwirken.

• In Zusammenarbeit mit dem Jugendbüro einen Prozess für die Inventatisierung zu erarbeiten.

• eine finanz- und steuerrechtlich zuverlässige Einschätzung zur notwendigen
  Aufbewahrungsfrist von Belegen innerhalb der NAJU einholen, beispielsweise
  von einem Steuerberater oder vom BJR, nicht aber von der Finanzbuchhaltung
  des LBV. Sofern die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist die
  Lesbarkeitsdauer von Thermobelegen übersteigt, soll die
  Landesjugendleitung das Büro anweisen, ein praxistaugliches und
  funktionierendes Vorgehen zur Anfertigung von Belegkopien und deren
  fristgerechter Aufbewahrung zu implementieren.

Auf der nächsten JVV soll die Landesjugendleitung über die getroffenen (Neu-
)Regelungen und ihre Anstrengungen zur Beseitgung der genannten Schwierigkeiten
berichten.

Begründung:

Die genannten Problemfelder werden seit mehreren Jahren in den
Kassenprüfberichten angemahnt und stellen strukturelle Probleme dar. Da in der
Vergangenheit keine zufriedenstellende Beseitgung dieser gelang, wird mit diesem
Antrag verbindlich und verpfichtend auf die Landesjugendleitung und das
Jugendbüro eingewirkt, sich um die Abstellung dieser Problemquellen zu kümmern.

Begründung für die Dringlichkeit:

Der Antrag konnte nicht fristgerecht bis sechs Wochen vor Beginn der JVV
eingereicht werden, da der Kassenprüfbericht erst danach fertiggestellt worden
ist. Zugleich kann die JVV nur per Antrag verbindlich auf die
Landesjugendleitung zur Beseitgung gefundener Verbesserungsbedarfe im
Kassenprüfbericht einwirken.